議事録をAIで自動作成する方法｜会議の形から決める5つの構成
議事録をAIで自動作成したい。そう考えて調べ始めると、ツールの比較記事が大量に出てきます。ところが読み比べても、自社の会議にどれが合うのかは分からないままです。
結論から言うと、差が出るのはツールではありません。会議の形と、録音機をどこに置くか、そして固有名詞を先に登録してあるかどうかです。ここを外したまま高機能なツールを入れても、出てくる議事録は使えません。
私はクライアントとの打ち合わせで、実際にAIレコーダーとローカルの文字起こしを併用しています。その中で「置き場所を変えただけで精度が半分以下になった」という経験もしました。この記事では、会議の形を5つに分けて、それぞれどう組むと議事録が回るのかをお伝えします。
議事録の「手間」は4か所のどこかにある
「議事録が手間だ」という相談を受けたとき、私はまずどこが重いのかを聞きます。手間は次の4か所に分かれていて、どこが重いかで直す場所がまったく変わるからです。
- 聞き取る：会議中にメモを取りながら参加する。発言が重なると落ちる
- 清書する：メモを議事録の体裁に整える。ここに一番時間がかかることが多い
- 配る：上長の確認を経て、参加者・欠席者・他拠点へ送る
- 追いかける：決まったことと宿題が、次の会議まで誰にも見られていない
聞き取りが重いなら録音と文字起こしの話ですが、清書が重いなら議事録の型の話です。配布が重いなら保存先と権限の話で、追跡が重いなら宿題の一覧をどう出すかの話になります。ツールを選ぶのはそのあとです。
数字で見ると、年間320時間
キヤノンマーケティングジャパンの調査によると、ビジネスパーソンが議事録作成に費やす時間は週平均6.13時間、年間では約320時間にのぼります。ソースネクストが公表している調査でも、1回あたりの議事録作成にかかる時間は平均50分程度とされています。
週に2回の定例会議があれば、それだけで月に7時間前後が議事録に消えている計算です。担当者1人の残業要因としては十分な大きさです。
会議の形が決まれば、構成はほぼ決まる
ここからが本題です。議事録の自動化は、会議の形を決めた時点でほとんどの構成が決まります。私が相談を受けたときに聞くのは、次の3つです。
- 集まってやるのか、画面越しか、混ざるのか
- 何人くらいで、机はどのくらいの長さか
- その部屋に、機械の音や空調の音が入るか
この3つと「音声を社外のサービスに預けてよいか」で、構成は次の5つの型のどれかに落ち着きます。
型1：本社の会議室に集まる会議（6〜12名）
もっとも多い形です。決まった会議室で、定例で、6人から12人が机を囲む。この形で組むなら、録音機1台では足りません。3点で1組だと考えてください。
- 会議室のマイク：机の中央に置いて全員の声を拾う
- パソコン1台：マイクをつないで録音する
- 文字起こしの仕組み：パソコン上で動くサービス。ここに辞書と議事録の型を組み込む
意外に知られていないのですが、会議用のスピーカーマイクには録音機能がない機種が主流です。マイクはあくまでパソコンの「耳」として動きます。マイクだけ買っても録音は始まりません。
置き場所を変えるだけで、精度は半分以下になる
ここが実際に効くところです。私はクライアントへのヒアリングでAIレコーダーを使っていますが、首から下げて録ったときと、机の上の相手寄りの中央に置いたときで、結果がまったく違いました。首下げでは遠い席の話者の精度が3〜5割まで落ちています。
それ以来、録音機は必ず卓上の、話し手に寄せた中央に置くようにしています。機材を買い替えるより先に、置き方を変えるほうが効きます。
音声認識のアドバンスト・メディア社が公開している比較データでも、机に置いて全員の声を拾うタイプのマイクと、パソコン内蔵のマイクとでは認識精度に30ポイント前後の差が出ています。同じ機材でも、話し手からの距離が30センチと3メートルとでは15ポイント以上変わるという数字も出ています。
「AIの精度が悪い」と言われている状態の多くは、マイクの置き場所の問題です。
人数で系統を選ぶ
- 1〜4名：スマートフォンとアプリでも成立します。ただし1メートル以内が目安で、本番用にはなりません
- 1〜5名・持ち回り：ポケット型のAI録音機。外回りや客先を回る担当者向きです
- 6〜12名・常設：会議用スピーカーマイク。パソコンとUSBでつなぐので、充電切れも無線の途切れも起きません
- 13名以上：マイクを分散して置く構成が要ります
型2：工場や倉庫の音が入る会議室
製造業や物流の会社で多い形です。会議室が工場に併設されていて、機械の音や空調の音が常に入ります。
この場合、全方向を拾うマイクは不利になります。人の声と一緒に環境音まで均等に拾ってしまうためです。拾う向きを絞ったタイプのマイクと、音の抑制機能がある機種を選びます。
もう一つ、この型では固有名詞の登録が効きます。騒音がある環境では、もともと聞き取りにくい単語から先に崩れます。取引先名や商品名を先に登録しておくと、そこだけは踏みとどまってくれます。
型3：本社は集まって、支店は画面で参加する会議
複数の拠点を持つ会社の営業会議によくある形で、5つの中でいちばん難しい形です。
難しい理由は話者の区別にあります。Web会議のサービスは、参加しているアカウント単位で「誰が話したか」を判定します。ところが本社の会議室では、複数人が1台のパソコンから参加します。その結果、会議室にいる全員の発言が「本社」という1人の発言として記録されます。
組み方はこうなります。会議室側には型1と同じマイクとパソコンを置き、そこからWeb会議に参加します。支店の人はそれぞれ手元のパソコンから入るので、機器の追加は要りません。録音と文字起こしはWeb会議側の機能で一本化し、会議室側の発言は発言前に名前を言う運用ルールで補います。
手間に見えますが、この一手間で議事録の使える度合いがはっきり変わります。
型4：全員が画面越しの会議
この形がいちばん費用がかかりません。録音と文字起こしと要約は、Web会議サービスの標準機能でほぼ済みます。
Zoomの有料プランでは会議の文字起こしと要約が使えます。ただし2026年5月に設定が作り直され、全文の記録を残す設定は既定で無効になりました。 管理者側で有効にし、誰が閲覧できるかを選ぶ必要があります。取引先名や商品名を登録する辞書の機能もありますが、対象プランと追加のライセンスの条件があります。Zoomの有料プランは、いちばん安いもので1ユーザーあたり月2,237円（一年分一括払い・税別）です。Microsoft 365 や Google Workspace を契約しているなら、TeamsやGoogle Meetの要約機能が使える場合もあります。Teamsで会議の要約まで出すには Teams Premium（1ユーザーあたり月1,499円相当・年払い・税別）などの追加が必要です。いずれのサービスも、顧客の音声や文字起こしをAIの学習に使わないことを公式に明記しています。
ではこの型なら何もしなくていいのかというと、そうではありません。残るのは「そこから先」です。
- 保存された文字起こしを、自社の議事録の型に流し込む経路
- 誰が見られて、いつ消すかという権限と保存期間の設定
- 決まったことと宿題を、次回の冒頭に出す仕組み
生成された文字起こしが、どこに保存されるかを知っておく
「要約は出ているはずなのに、どこにあるか分からない」という相談がよくあります。保存先はサービスごとに違います。
- Zoom：文字起こしと要約はZoom側に保存され、クラウド録画と紐づきます。テキスト形式などで書き出せます
- Google Meet：会議のあと、主催者のGoogleドライブに専用のフォルダが作られ、その中にドキュメントとして自動で生成されます
- Teams：AIが作ったメモは参加者のメールボックス側に、文字起こしや録画はOneDriveやSharePointに入ります
どこに残るかを知らないまま運用を始めると、必要なときに探せません。 最初の1回で保存先を全員で確認しておくと、あとが楽になります。
もう一つ気をつけたいのが、会議のあとに設定を思い出しても遅いということです。文字起こしは会議中に有効になっていないと残りません。定例会議であれば、開始時のチェックを手順書の1行目に書いておきます。
すでにCopilotを導入したのに会議の要約が期待外れだ、という場合も、原因はたいていこの「そこから先」を作っていないことにあります。
Microsoft 365 Copilotはいらない？判断基準
型5：音声を社外に出せない会議
取引先の情報や個人情報を扱う部門では、そもそも音声を外部のサービスに預けてよいかが決まっていないことがあります。私の経験では、これがいちばん多く、いちばん見落とされる論点です。
構成が決まって機材まで選んだあとに「ところで録音データはどこに行くのか」と聞かれ、稟議の直前で止まる。この止まり方を何度か見ています。だから私は、機材の話より先にこれを聞くようにしています。
社外に出せない場合でも方法はあります。音声を社内のパソコンの中だけで文字起こしする仕組みがあり、私自身も自分の打ち合わせの一部はこの方法で処理しています。要約まで社内で完結させることもできます。
ただし正直に言えば、クラウドのサービスに比べると手間はかかります。処理を待つ時間が要りますし、話者の区別も弱くなります。その差を先に見てもらったうえで選ぶのが、あとで揉めない進め方です。
自社がどの型かを見分ける6つの質問
型を並べられても、自社がどれに当たるかは意外と即答できないものです。私がヒアリングで聞いている順に、そのまま並べます。上から4つで、構成はほぼ決まります。
1. 集まってやりますか、画面越しですか、混ざりますか
これで大枠が決まります。集まるだけなら型1か型2、画面越しだけなら型4、混ざるなら型3です。「基本は集まるが、たまに支店が電話で入る」も混在に入れてください。 その「たまに」の側で、いちばん困ることになります。
2. 何人くらいで、机はどのくらいの長さですか
マイクの系統がここで決まります。6人を超えて長机になるなら、机の中央に置く常設のマイクが安全圏です。5人までなら持ち回りの機器でも成立します。
3. その部屋に、機械の音や空調の音は入りますか
入るなら型2です。同じ人数でも選ぶマイクが変わりますし、辞書の重要度が上がります。工場や倉庫が近い会議室では、静かな部屋を前提にした製品情報がそのままは当てはまりません。
4. 会議の音声を、社外のサービスに預けてよいか決まっていますか
いちばん重要な質問です。「決まっていない」という答えがもっとも多く、そしてここが決まらないまま進めると、稟議の直前でひっくり返ります。
先に社内で確認しておいてください。だめだと分かれば型5に切り替えるだけで、それ自体は行き止まりではありません。困るのは、機材まで選んだあとで分かる場合です。
5. いまの議事録は、誰が何分かけて、誰に配っていますか
効果を測る基準になります。あわせて、いま使っている様式がそのまま議事録の型の土台になります。新しい様式を作る必要はありません。
6. 会議に出てくる固有名詞を、一覧にできますか
辞書の材料です。取引先名、商品名、社内の略語。ここが用意できるかどうかで、最初の1か月の精度がはっきり変わります。
どの型でも、同じ「後半」が要る
入口は5つに分かれますが、文字にしてからの流れは同じです。そしてここが、ツールを替えても持ち越せる部分になります。
取引先名と商品名の辞書
精度の差がいちばん大きく出るのがここです。 実際に私のヒアリング記録でも、取引先の社名や、社内でしか使わない略語は高い確率で誤変換されました。一般名詞として存在しない言葉なので、AIは近い音の言葉に置き換えてしまいます。
対策は単純で、会議に出てくる固有名詞を一覧にして先に登録しておくことです。多くのサービスに用語集や辞書登録の機能があります。この一覧は表計算ソフトで持っておくと、サービスを乗り換えても使い回せます。
議事録の型
いま使っている様式をもとに、AIが埋める欄と人が確認する欄を分けます。決定事項・宿題・担当・期限の4つが埋まっていれば、たいていの会議は足ります。
確認する人と、その手順
誰が目を通して、どこまで直すのかを決めます。ここを決めないと、生成された文章をそのまま配ることになるか、逆に全部読み直すことになります。
配布先と保存先と権限
誰が見られて、どこに残り、いつ消すか。営業会議の議事録には取引先の情報が含まれるので、社内の規程と照らして先に決めておきます。
宿題の一覧と、次回冒頭の消し込み
決まったことと宿題を担当・期限つきの一覧にして、次の会議の冒頭に出します。議事録が読まれない一番の理由は、読む場面が設計されていないことです。 次回の冒頭で使うと決めれば、読まれます。
録音のルール
録音の開始・保存・削除の手順と、参加者への告知です。あわせて、録音は失敗するものだという前提を持っておいてください。私も一度、録音の中盤が欠落していたことがあります。以来、重要な会議では手元のメモを併用しています。
どこまで自動にするかを、先に決める
もう一つ、最初に決めておくと迷わなくなるのが「どこまでやるか」です。4段階に分かれます。
- 全文が残ればよい：録音と文字起こしと辞書まで。読み返して要点は人が拾う
- 議事録の形まで：決定事項・宿題・担当・期限が定型で出る。人は確認だけ
- 配布と追跡まで：決めた宛先に当日中に届き、次回冒頭に宿題一覧が出る
- 他のシステムまで：宿題や決定事項が営業日報や顧客管理のシステムに自動で入る
ここで一つ、考え方の話をします。議事録という中間成果物を、そもそも作らないという選択もあります。
打ち合わせの目的が提案なら提案書を、確認なら確認資料を、分担を決めるならタスクの一覧を、録音から直接作る。議事録を経由して別の資料を作るのは二度手間です。私自身、クライアントとの打ち合わせでは議事録を作らず、次に必要な資料を直接出すことがあります。
ただしこれは、議事録を残す義務がない場合の話です。会議体として記録を残す必要があるなら、素直に議事録を作る形にしてください。
最初の1か月の進め方
いきなり全部を整えようとすると止まります。私が勧めているのは、次の順番です。
1週目：1つの会議を決めて、録音だけ始める
いちばん頻度が高く、参加者が多い定例会議を1つ選びます。この週は議事録を作ろうとしないでください。 録音して、文字起こしがどの程度の状態で出てくるかを見るだけにします。
ここで固有名詞がどれくらい化けるか、遠い席の声が拾えているかが分かります。直すべき場所が、想像ではなく実物で見えます。
2週目：置き場所と辞書を直す
1週目に見つかった問題のうち、マイクの置き場所と固有名詞の辞書を直します。この2つはお金がかからず、効果がいちばん大きいところです。
同じ会議をもう一度録って、1週目と比べます。ここで手応えがなければ、機材の系統を変える判断をします。
3週目：議事録の型に流し込む
いま使っている様式をもとに、決定事項・宿題・担当・期限が埋まる形を作ります。そして確認する人を1人決めます。 ここを決めないと、生成された文章をそのまま配ることになります。
4週目：配布先を決めて、宿題を次回に出す
誰に配るか、どこに残すか、いつ消すかを決めます。そして次の会議の冒頭で、前回の宿題の一覧を出します。
この4週目までやって、はじめて「議事録が回っている」状態になります。 1週目の録音だけで止まっている会社は多いのですが、そこで止まると「文字起こしはできたが、結局は手で書いている」という形で終わります。
ツールを選ぶのは、いちばん最後でいい
ここまで読んで気づかれたと思いますが、私は具体的なサービス名をほとんど出していません。理由があります。
会議の形と、録音の置き方と、辞書と、議事録の型。この4つが決まっていれば、サービスはどれを選んでもだいたい成立します。 逆にこの4つが決まっていなければ、どんなに高機能なサービスを入れても議事録は使えるものになりません。
使い慣れたAIに文字起こしを渡して議事録にする方法もあります。手元のツールでどこまでできるかを試したい場合は、こちらの記事が具体的です。
費用の目安
実費としてかかるのは、おおむね次の2つです。
- 機器：会議用スピーカーマイクで1〜5万円程度。ポケット型のAI録音機で2〜3万円程度。スマートフォンで試すだけなら0円です
- サービス利用料：月に数千円から。目安として、Zoomの有料プランは1ユーザーあたり月2,237円（一年分一括払い・税別）から。すでにWeb会議の有料プランを契約しているなら、追加費用なしで使える機能もあります
設計から設定、辞書と型の作成、社内への説明までを外部に頼む場合の費用は、料金のページにまとめています。
よくある質問
まず何から手を付ければいいですか
会議を1つ選んでください。いちばん頻度が高く、参加者が多い定例会議が向いています。全部の会議を同時に変えようとすると、どれも中途半端になります。 1つの会議で型ができれば、他の会議には同じ型を当てはめるだけです。
高いツールを入れれば精度は上がりますか
上がる部分もありますが、順番が逆です。まず録音機の置き場所と、固有名詞の辞書を直してください。 この2つで改善する幅のほうが、サービスを乗り換えて得られる幅より大きいことがほとんどです。
対面の会議でも本当に使えますか
使えます。ただし机の中央に置くマイクとパソコンが要ります。参加者が自分だけの会議を開いて、部屋の音を録るという形です。
もう一つ、Zoomには対面の会話をその場で記録してAIがメモを作る機能が正式に用意されています。無料プランでも月3回まで使えるので、契約を決める前に、実際の会議で精度を確かめられます。
誰が話したかを分けて書けますか
サービスによります。ポケット型のAI録音機や国内の文字起こしサービスの多くは対応しています。一方、Web会議サービスの標準機能は参加アカウント単位で判定するため、1台のパソコンから複数人が参加する会議室では、標準の設定のままでは分かれません。 会議室用の専用ライセンスと対応機器を揃え、話し手の声を事前に登録すれば分けられる仕組みもありますが、条件が多く費用もかかります。多くの場合は型3で書いた運用ルールで補うほうが現実的です。
録音データが社外に出るのが不安です
まず社内の規程を確認してください。決まっていない場合は、決めることが最初の仕事になります。そのうえで社外に出せないと判断されたなら、社内のパソコンの中だけで動かす構成に切り替えます。精度と手間の差を見たうえで選べば、あとで揉めません。
議事録は誰も読んでいない気がします
読まれない議事録は、読む場面が決まっていないだけです。次の会議の冒頭で前回の宿題を確認する、と決めてしまえば読まれます。配ることではなく、使う場面を作ることが目的です。
会議の形・録音の環境・どこまで自動にするかを、全体として整理した記事もあります。
まとめ
- 議事録の手間は聞き取る・清書する・配る・追いかけるの4か所に分かれる。どこが重いかで直す場所が変わる
- 構成は会議の形でほぼ決まる。集まるか画面越しか混ざるか、何人か、騒音があるか、音声を社外に出せるか
- 対面の会議はマイク・パソコン・文字起こしの3点で1組。会議用マイクに録音機能がない機種は多い
- 置き場所で精度は半分以下になる。首から下げず、卓上の話し手寄りの中央に置く
- 拠点が混ざる会議はいちばん難しい。会議室の全員が1人として記録されるので運用で補う
- 全員が画面越しなら標準機能でほぼ済む。残るのは吸い出しと権限と宿題の追跡
- 音声を社外に出してよいかは機材の話より先に確認する。ここで止まる案件が多い
- 辞書・議事録の型・確認者・配布先・宿題の一覧は、どのツールでも共通で必要。だから乗り換えても持ち越せる形で持つ
- ツールを選ぶのはいちばん最後でよい
なお、各サービスの仕様・料金・提供範囲は変更されます。導入前には必ず最新の公式情報で確認してください。
AIを使う会社と、使わない会社。
その差は、開き始めています。
ここ数年でAIは急速に進化し、正しく導入できている企業とそうでない企業とでは、業務効率や人件費に大きな差が生まれ始めています。「AI導入に興味はあるが、実際に何ができて、どこから手をつければいいか分からない」——そんな方は、まずこの無料プレゼントに目を通してみてください。
