第一景 鳥取のデイサービス — 手書きのメモが、そのままデータになる朝

朝、鳥取県にあるデイサービスの事務所で、複合機が動いています。読み込んでいるのは、前日までに現場のスタッフが書き残した手書きのメモです。紙をまとめて差し込むと、そこに書かれていた内容がそのままデータとして保存されていきます。

フロアでは、iPadを手にしたスタッフが利用者のケアを終えたところです。入浴、食事、レクリエーション。それぞれの記録は、あらかじめ用意された選択肢をタップするだけで終わります。文章を一から考える必要はありません。

事務員の机の上には、今月分の利用者状況報告書が積まれています。一枚一枚を手で組み立てたものではありません。日々のデータをもとに自動でまとめられた文章に、事務員が目を通し、必要なら手を加えて、家族やケアマネジャーへ渡す準備をしています。

この景色は、数年前まで存在しませんでした。

導入前の風景

この施設は、利用者約150名、スタッフ約50名を抱えるデイサービスです。現場で何かが起きるたびに、まずスタッフが手書きでメモを取ります。それが事務所でスプレッドシートに転記され、日報になり、月末には月次の報告書としてまとめ直され、家族へ渡す手紙としてもう一度書き起こされていました。

同じ情報を、形式を変えて何度も書き直していたのです。もとは現場の生のメモだったにもかかわらず、それを事務所側で二度も三度もこねくり回す構造になっていました。書類作成には、月100時間以上が費やされていました。

施設ではすでに介護記録用のソフトウェアを導入していましたが、痒いところに手が届かないという声が現場にありました。ソフトの仕様に業務のやり方を合わせなければなりません。そのストレスが、日々の記録作業に重くのしかかっていました。

施設長は60代前半。ExcelやWordを多少使う程度で、ITに詳しいというわけではありませんでした。請求まわりのソフトは使えていましたが、日々の記録は手作業のままでした。

きっかけ

書類の負担を減らしたい。ただし、現場のやり方は変えたくない。この施設に必要だったのは、既製のソフトに業務を合わせることではなく、業務のほうに道具を合わせることでした。

2024年4月、私たち株式会社Fyveがこの現場に入りました。完成品を納品して終わりにするのではなく、現場と一緒に作りながら育てていく、伴走の形です。

変わった景色

最初に作ったのは、iPadで使う専用のアプリでした。汎用記録、認知機能、食事、移動、入浴、プール、レクリエーション、処置記録。10種類の入力フォームを用意し、現場のスタッフは選択肢を選ぶだけで記録が残るようにしました。処置記録には、下書きから確認、承認までのワークフローも組み込みました。

一方で、高齢でデジタル機器の操作が得意でない職員も数名いました。その職員たちに新しい操作を覚えてもらうのではなく、私たちは手書きのままでよい経路を別に用意しました。書いたメモを複合機でまとめて読み取らせれば、それだけでデータになります。

現場のデータが溜まってくると、次はそのデータを使う番でした。月1回の利用者状況報告書、ケアマネジャー宛の文章、家族宛の文章を、蓄積したデータから自動で作成できるようにしました。この施設が実際に使っていた書類のフォーマットと言い回しをそのまま踏襲したので、内容の見え方は以前とほとんど変わりません。

「ケアマネジャーごとに、利用者を五十音順に並べて一括印刷したい」

事務員から出た要望。実装までにかかったのは1〜2日だった

小さな要望がすぐ形になる。この対応は現場で喜ばれ、繰り返すうちに、職員の側から「こうしてほしい」という声が積極的に上がるようになりました。

データが一箇所に集まってくるにつれて、事務員・一般職員・管理者という立場ごとに、見られる範囲と編集できる範囲を分ける仕組みも必要になりました。プライベートな情報を扱う以上、効率化と同じだけ、閲覧権限の整理にも手をかけています。同じ考え方は、看護師が担当する専門的な処置記録にも広がりました。

なぜうまくいったか

一つ目は、最初から全部を作ろうとしなかったこと。最初に稼働したのは、手書きメモをデータにする仕組みと、iPadでの入力機能だけでした。稼働までにかかったのは2週間。まず現場が使えるベースを作り、そこから先は使いながら出てきた要望に応じて機能を足していきました。

二つ目は、ITリテラシーの差を、説得ではなく機能で解決したこと。不慣れな人に合わせて研修を厚くするのではなく、その人が今のままで使える経路を足す。iPad側の画面も、大きな選択肢と全画面表示を基本にしました。60代の施設長がすぐに使えたのは、この設計があったからです。

三つ目は、これまで使われていた書類のフォーマットとトーンをそのまま移植したこと。報告書も看護記録も、施設が元々使っていた言い回しを踏襲しました。中身を作る仕組みが変わっても、出てくる書類の見え方が変わらなければ、現場は移行に身構えずに済みます。

四つ目は、現場から出た要望を数日単位で反映し続けたこと。五十音順の一括印刷のように、小さな要望でも早く形にして返します。作る側と使う側が、同じペースで動いていたのです。

戻ってきた時間

書類にかかる時間は、いま月100〜150時間ぶん減っています。対象になる業務が広がるにつれて、削減できる時間の幅も広がってきました。

この数字は、人を減らすための数字ではありません。書類作成に取られていた時間が、利用者への直接のケアに回るようになったという話です。書類のための居残りが減り、残業も減りました。人手不足と離職が課題になりやすい介護の現場で、この変化は職員の定着にも効いています。

「すごく助かる」

現場のスタッフの反応

記録の正確性も上がりました。誰がいつ入力したかがはっきりし、手書きの字が読めないという属人化も解消されました。

これから

このシステムは2024年4月に着手し、現在まで約2年、継続して手を入れ続けています。最初の2週間で動いたのは、記録をデータにするところまででした。そこから、データを使う書類作成、権限管理、看護記録と、段階的に対象を広げてきました。

一気に全部を作る発想では、この2年は成立しなかったはずです。現場の声を聞きながら、次に何を作るかをそのつど決め直します。その積み重ねが、今の景色になっています。

編集後記

この一景に、劇的な出来事は出てきません。複合機が手書きのメモを読み込み、iPadの画面がタップされ、報告書が一枚出力されます。それだけの、普通の景色です。

AI百景がまず収めたかったのは、この普通さでした。派手な成果の数字ではなく、AIが仕事の一部として溶け込んでいる状態です。その一景目に、運営会社である私たち自身が2年かけて伴走してきた現場を選びました。