園児から目を離さず、ひと言で記録が残る
規模
1業務のAI化
期間
1ワークフロー・短期構築
サービスメニュー
業務棚卸し → 業務AI化（1業務）
導入前の、ある1日
- 保育中気づいたことをメモしたいが、書くと園児から目が離れる
- その場片手で小さなメモ帳に走り書き。あとで読み返す前提で書けない
- 夕方事務が読み解く。字が読めないものは、書いた先生に聞きに行く
- 結果「書く人も読む人も困っている」状態が続く
Before → After
BEFORE
- 園児の世話の合間にメモ帳へ走り書き。後から事務員が読めない
- 書くたびに園児から目を離していた
AFTER
- スマホに話しかけるだけで記録化。「字が読めない」が解消
- 誰がいつ入力したかも自動で明確に
はじまりは、こんな相談から
事務担当
先生たちが子どもたちの様子をメモ帳に走り書きしてるんですが、後で私が読んでも何て書いてあるか分からないことが多くて…
担当
走り書きだと文字が崩れますよね。メモを取る瞬間、先生方は何をされているんですか。
事務担当
園児から目を離せないので、片手でパッと書くしかないんです。正直、目を離すのも心配で。
担当
それなら書かずに、スマホに話しかけるだけで記録できる仕組みにしましょう。音声入力してスプレッドシートに自動で残る形です。
事務担当
職員はITが得意な人ばかりじゃないので、操作が難しいと結局使われなくなりそうで…
担当
操作は話しかけるだけです。ワークフローも1つだけのシンプルな作りにします。
事務担当
試しに使ってみたら、多少聞き取り違いはあっても手書きよりずっと読みやすいですね。
担当
誰が・いつ入力したかも自動で残るので、後から確認もしやすくなっているはずです。
どういう流れで進めたか
01
課題の特定
「書く人も読む人も困っている」状態の要因を、現場の動き方（園児から目を離せない）から特定した。
02
音声入力ワークフローの構築
スマホの音声入力→DB→スプレッドシート自動保存という1本のシンプルな流れを設計した。
03
現場導入
ITが専門でない職員でも迷わず使えるよう、操作を「話しかけるだけ」に絞って導入した。
構築したシステム画面
現場の声
「手が離せないときでも、スマホに話しかけるだけで記録が残るので助かっています。走り書きで読めなかった時間がなくなりました。」
— 幼稚園スタッフ変えなかったこと
- 先生の動き。記録のために立ち止まる必要がなくなりました
- 使う機械。園にあるスマホだけ。新しい端末は買っていません
- 記録の置き場。これまで見ていたスプレッドシートのままです
得られた成果
- 走り書きメモが「読めない」問題を解消
- 記録のために園児から目を離す場面が減少
- 誰が・いつ入力したかが自動で明確に
- 不要な事務工程を削減
使ったもの
音声入力（スマホ）クラウドDBスプレッドシート連携
※ 本事例はプライバシー保護のため、社名・所在地・具体的な金額を伏せ、内容の一部を再構成しています。