朝のメール対応を、開く前に終わらせる仕組みに変えた
規模
1業務のAI化
期間
2026年〜継続導入
サービスメニュー
業務棚卸し → 業務AI化（1業務）
導入前の、ある1日
- 早朝起きてすぐメールを開く。予約、問い合わせ、業者、宣伝が混ざって届いている
- 〜午前どれから返すかを1通ずつ判断し、返信を書く
- 日中接客の合間に、返しきれなかったメールを気にし続ける
- 常時この判断ができるのは女将だけ。誰にも渡せない
Before → After
BEFORE
- 朝のメール対応に時間を取られ、本業（接客・運営）に割ける時間が削られていた
- 未読メールの優先度判断・返信下書き作成が属人化し、女将本人にしかできない状態だった
AFTER
- 未読メールを重要度×緊急度の4象限で自動分類し、返信下書きをGmailの下書きフォルダに自動保存
- 朝Gmailを開いた時点で「読むだけ・微調整するだけ」の状態が完成
はじまりは、こんな相談から
女将
毎朝メールの返信に追われてしまって、本来のお客様対応に十分な時間が取れないんです。どのメールから返信すればいいかも、結局自分で全部読まないと分からなくて。
担当
朝、何通くらいのメールにどのくらい時間をかけていらっしゃいますか。まず未読メールを重要度と緊急度で自動的に振り分ける仕組みをご提案します。
女将
AIに任せて、勝手に変な返信を送られてしまったりしないか心配なんですが…
担当
自動で送信することはしません。あくまで返信の下書きをGmailの下書きフォルダに用意するところまでです。送るかどうかの最終判断は必ず女将さんが行う設計にします。
女将
旅館なので朝はとにかく早くて、動き出す時間もお昼過ぎまでバタバタしています。そのリズムに合わせて動いてもらえますか？
担当
女将さんの生活リズムやスケジュールに合わせて定期的に動かす設定にします。朝いつもGmailを開くタイミングには、下書きが用意できているようにします。
女将
実際に朝Gmailを開いたら、もう返信の下書きができていて驚きました。読んで微調整するだけで済むので、接客に使える時間が本当に変わりました。
どういう流れで進めたか
01
業務の棚卸し
朝のメール対応にどれだけ時間が取られているか、優先度判断がどう属人化しているかをヒアリングで整理。
02
分類ロジックの構築
未読メールを重要度×緊急度の4象限で自動分類する仕組みを構築。
03
下書き自動保存
各メールへの返信下書きをGmailの下書きフォルダに自動保存する設計にした。
04
生活リズムに合わせた定期実行
女将さんのスケジュールに合わせてClaude Codeを定期実行し、朝は「読むだけ」の状態を実現。
構築したシステム画面
現場の声
「朝Gmailを開いたときには返信の下書きができていて、接客に使える時間が本当に変わりました。」
— 女将変えなかったこと
- Gmail。使っているメールはそのままです
- 送信の判断。AIが作るのは下書きまで。送るのは必ず女将です
- 文面のトーン。これまでの返信の書き方を学ばせています
得られた成果
- 朝のメール対応時間を約95%短縮
- 未読メールを4象限で自動分類し、優先度判断の属人化を解消
- 返信下書きがGmail下書きフォルダに自動保存される状態に
- 旅館の本業（接客・運営）に時間を集中できる体制を構築
メールを開く前にAIが下書きを用意している状態は、属人化を解消する最短経路です。「定期実行×下書き保存」の型はメール対応に限らず、他の繰り返し業務にも横展開できます。
使ったもの
Claude CodeGmail MCP定期実行設定4象限自動分類ロジック
※ 本事例はプライバシー保護のため、社名・所在地・具体的な金額を伏せ、内容の一部を再構成しています。