手書きとExcel転記の現場を、オーダーメイドAIで作り変えた
規模
オーダーメイド開発 ＋ 2年並走
期間
2024.04 着手 / 約2年・段階導入で継続中
サービスメニュー
業務棚卸し → オーダーメイド開発 → 専属AI担当
導入前の、ある1日
- 日中現場は記録どころではない。園内を回りながら、手が空いた瞬間にメモ帳へ走り書き
- 17:00現場から手書きメモが事務所に集まる。字が読めないものは、書いた職員を探して聞く
- 〜19:00事務がExcelへ転記。日報の形に整え直す
- 月末3日がかりで、利用者約100名分の月次報告書・ケアマネ宛・ご家族宛を書く
- 常時「この人の先月の様子は」と聞かれると、紙の束を遡る
Before → After
BEFORE
- 手書きメモ→Excel転記→日報→月次報告書→ご家族への手紙、と2〜3度手間
- 既存の介護ソフトが現場に合わず、「ソフトに事業所を合わせる」状態
- 書類作成だけで月100時間以上が消えていた
AFTER
- iPadから選ぶだけで記録がデジタル化。手書き派の職員はOCRで一括データ化
- 溜まったデータから月次報告書・ケアマネ宛・ご家族宛の文章をAIが自動生成
- 職員の事務作業は「入力」と「最終確認」だけに
はじまりは、こんな相談から
施設長
手書きの書類作業が多すぎて、職員が本来のケアに集中できないんです。既製の介護ソフトも現場に合わなくて…
担当
既製品に合わせるのではなく、御社の業務に合わせてオーダーメイドで作りましょう。まず日次メモのデジタル化から。最初の機能は2週間で動かします。
施設長
手書き派の職員もいるんですが、その人たちは大丈夫ですか？
担当
手書きのままスキャンすればOCRでデジタル化します。書き方は変えなくて大丈夫です。
施設長
ケアマネさんごとに、五十音順で一括印刷できると助かるのですが…
担当
翌日に実装しました。試してみてください。
施設長
書類のための時間が、利用者さんの時間に戻ってきました。
どういう流れで進めたか
01
日次メモのデジタル化（土台）
iPadから選ぶだけで記録がデジタル化。手書き派の職員向けにOCRも開発し、スキャンするだけで即データ化。まずはここだけを、2週間で動かしました。
02
溜まったデータから書類を自動生成
毎日溜まる記録を参照源に、月次報告書・ケアマネ宛・ご家族宛の文章を、約100名分まとめてAIが自動生成。職員は“目を通して最終確認するだけ”に。
03
権限分けでセキュアに
個人情報がDBに集中したため、事務員／一般職員／管理者で閲覧・編集範囲を制御。効率化の恩恵は残したままリスクを抑制。
04
専門業務へ段階拡張
看護師の処置記録など専門記録も、施設で実際に使われていたフォーマットのまま開発・移行。抵抗が出ないよう少しずつ。
構築したシステム画面
現場の声
「書類のための居残りが減って、職員が本来の対人ケアに集中できるようになりました。」
— 施設長「すごく助かります。途中から自分たちで『こうしてほしい』と言えるようになりました。」
— 現場スタッフ変えなかったこと
- 紙とペン。手書き派の職員は、書き方を変えていません。スキャンするだけでデータになります
- 書類の様式。施設で実際に使っていたフォーマットのまま作りました
- 職員の仕事の順番。新しい操作を覚えるのではなく、いまの動きの中に入れました
得られた成果
- 残業（書類のための居残り）が減った
- 職員が本来の対人ケアに集中できる
- 人手不足の介護で“離職防止”に効く
- 誰がいつ入力したか明確で記録の精度も向上
月100〜150時間 ≒ 月15〜22.5万円／年180〜270万円相当の人件費価値。人員削減ではなく、その時間を本来業務へ再配分するという考え方です。
使ったもの
Next.jsSupabaseAI Vision（OCR）iPad PWA（オーダーメイド）自動書類生成
※ 本事例はプライバシー保護のため、社名・所在地・具体的な金額を伏せ、内容の一部を再構成しています。