AI導入診断では実際に何をするのか
「AI導入診断と書かれているけれど、実際に何をされるのか分からない」——費用を払って相談する前に、多くの経営者がこの疑問にぶつかります。
結論から言うと、AI導入診断の中身は業務の棚卸しです。ツールを選ぶ作業ではなく、自社の仕事を工程まで分解し、AIが効く場所と効かない場所を仕分ける作業が全体の8割を占めます。
株式会社Fyveは中小企業向けにAI活用の顧問業務を行っています。この記事では、診断で何を見て、どの順番で何を分解し、最後に何が手元に残るのかを、手順として公開します。
AI導入診断が「何をするのか分かりにくい」構造的な理由
診断の内容が伝わりにくいのは、売り手側の説明不足だけが理由ではありません。診断を受ける前の会社は、自社の業務がどうなっているかを言語化できていないことがほとんどです。だから「何を診てもらえるのか」も想像できません。
総務省の「令和7年版 情報通信白書」では、生成AIの活用方針を定めている企業の割合は2024年度調査で49.7%（2023年度調査では42.7%）と報告されています。同時に、生成AIを利用しない理由の上位に「具体的な使用方法がわかっていない」が挙げられています（総務省｜令和7年版 情報通信白書「企業におけるAI利用の現状」）。
「使い方が分からない」の正体は、ツールの操作方法ではありません。自社のどの仕事に当てればいいのか分からないという意味です。診断はまさにここを埋める作業なので、ツールの説明会とはまったく別物になります。
診断とデモの違い
- デモ・説明会：ツール側から見た説明。「この機能でこれができます」という話。主語がツール
- 導入診断：業務側から見た分解。「この工程はこう変えられる／ここは変えない」という話。主語が自社の業務
ツールが何をできるかは、公開情報を読めば分かります。実際に有料版を契約すべきかどうかの一般的な判定軸は、こちらの記事で整理しています。
一方で「自社のどの工程に当てるか」は、公開情報には絶対に書かれていません。診断の価値はここに集中します。
診断の目的は「AIを入れる場所を決めること」だけではない
誤解されやすい点を先に書きます。診断の成果物には「ここはAIを入れない」という判断も含まれます。むしろ、入れない場所を明示できるかどうかが診断の質を決めます。
理由は単純で、AIを入れない方が安い工程が実際に存在するからです。月に10分しか発生しない作業を自動化しても、設計と保守の手間で赤字になります。年1回の作業も同じです。
診断が答えるべき問いは、次の3つに整理できます。
- どこから手を付けるか（着手順）
- どこは手を付けないか（対象外の明示）
- どうなったら次に進むか（判定条件）
この3つが埋まっていない資料は、診断報告書ではなく提案書です。読んだあと「で、明日から何をすればいいのか」が分からない資料になっていたら、それは診断の成果物として不十分だと考えてください。
診断で最初に集める4つの情報
業務の中身に入る前に、前提条件を4つ確認します。ここを飛ばして業務の話から始めると、後半で「その方法はこの会社では実現できない」という手戻りが起きます。
1. 既存の環境（何のソフトで仕事をしているか）
ExcelとOutlookとTeamsで動いているのか、GmailとスプレッドシートとGoogleドキュメントで動いているのか。この違いだけで、選ぶべきAIサービスがほぼ決まります。
実際の中小企業は、Microsoft系かGoogle系のどちらかにほぼ二分されます。ここを無視して「今いちばん性能が高いAI」を選ぶと、既存のファイル業務との接続に手間がかかり、結局使われません。ベースの選び方は別記事で詳しく整理しています。
2. 対象になりそうな業務（現時点の候補）
「AIで楽にしたい仕事を挙げてください」と聞くと、たいてい3〜10件くらい出てきます。この段階では精査せず、全部書き出します。
私が過去にビル管理業の会社で業務の洗い出しを行ったときは、社内から候補が8件挙がりました。8件それぞれの性質がまったく違ったため、実装方式を3つに分けて振り分ける設計を提案しています。数が多いこと自体は問題ではなく、性質の違うものが混ざっていることに気づかないまま一括で発注してしまうのが問題です。
3. 誰に触らせるか（利用者の範囲）
全社員か、事務担当だけか、経営者本人だけか。ここで人数が決まり、月額の総額が決まります。同時に、教育の手間とルール整備の重さも決まります。
診断の段階で「まず何人で始めるか」を決めておかないと、契約したライセンス数と実際に使う人数がずれます。ライセンスの考え方はこちらで整理しています。
4. 扱う情報の機密度
顧客の個人情報、従業員の給与、取引先との契約条件、見積の原価。これらが業務に含まれるかどうかで、使えるプランと入力ルールが変わります。
ここは診断の中でいちばん軽視されがちですが、後から効いてきます。個人プラン・無料版を業務で使ってしまっている状態を放置すると、あとで全社ルールを敷き直す作業が発生します。無料版の業務利用の線引きはこちらを参照してください。
業務棚卸しの手順（5ステップ）
ここが診断の本体です。順番を守ることに意味があります。
ステップ1：業務を名前で挙げる
「月次の売上集計」「請求書の作成」「日報の確認」のように、社内で通じている呼び名で並べます。この段階では中身に踏み込みません。まず全体像の地図を作ります。
ステップ2：1つの業務を工程に割る
ここが最重要です。「請求書の作成」という単位では、AIが効くかどうか判断できません。次のように割ります。
- 取引先ごとの当月分の数字を集める
- 集めた数字を請求書のフォーマットに転記する
- 金額と品目を元データと照合する
- 印刷またはPDF化する
- 宛先ごとにメール文面を書いて送る
この粒度まで割ると、AIが効く工程と効かない工程がはっきり分かれます。「請求書の作成をAI化する」は判断不能な問いですが、「転記と照合をAIに寄せる」は判断できる問いになります。
ステップ3：工程ごとに「誰が」「月に何分」を書く
担当者と所要時間を工程単位で埋めます。分からない場合は、その場で正確な数字を作ろうとせず「不明」と書いて残します。推測値を確定値のように扱うと、後の効果測定が壊れます。
この所要時間は、着手前にしか取れません。導入したあとに「前はどれくらいかかっていましたか」と聞いても、記憶で答えることになります。基準値の測定は診断の段階で必ず終わらせるのが原則です。
ステップ4：工程ごとに詰まっている理由を書く
時間がかかっている工程には理由があります。よく出てくるのは次の4つです。
- 転記が多い：同じ情報を何度も別の場所へ書き写している
- フォーマットが揃っていない：届く書類の形が相手ごとに違う
- 探す時間が長い：どのフォルダにあるか分からない
- 1人しかできない：担当者が休むと止まる
理由が違えば打ち手も違います。転記の多さはAIで大きく縮みますが、「1人しかできない」は分担設計の問題なので、AIを入れても解決しません。
ステップ5：着手順を決める
ここまでの情報が揃うと、着手順は自動的に絞られます。頻度が高く、判断が少なく、失敗しても業務が止まらない工程から始めます。詳しい優先順位の付け方は次の記事で扱っています。
どの粒度まで分解するか——「業務」ではなく「工程」
分解が浅いと診断が機能しません。逆に細かすぎても、資料が読めない量になって使われません。実務的な目安を書きます。
粒度の目安
- 粗すぎる例：「経理業務」「営業事務」——部署名や役職名の単位。ここでは何も決まらない
- ちょうどよい例：「請求書の数字を集めて転記する」——動詞が1〜2個入る単位
- 細かすぎる例：「Excelのセルをクリックする」——操作の単位。手順書の話になり、業務設計の話ではなくなる
判定の基準はひとつです。その工程を「別の人に渡せるか」「機械に渡せるか」を単独で判断できるなら、粒度は適切です。判断できないなら、まだ粗いということです。
分解すると見えてくること
私が介護施設の記録業務をAI化した受託案件では、書類作成に月100時間以上かかっている状態からの改善でした。分解して分かったのは、時間を食っていたのが「判断」ではなく「同じ情報を何度も書き写す工程」だったという点です。
現場で手書きしたメモを表計算ソフトへ転記し、それを日報にまとめ、さらに月次の報告書に作り直し、家族向けの文書にも書き写す。情報の中身は現場のメモが一次情報なのに、それを何度もこねくり回していました。
この形が見えると、打ち手は「一次情報を最初からデータにする」に決まります。逆に言えば、分解しないまま「報告書作成をAIで」と発注すると、多重転記の構造は残ったままになります。
「AIが効く工程」の見分け方
診断では次の5条件で仕分けます。当てはまる数が多いほど、優先順位が上がります。
条件1：頻度が高い
毎日か、少なくとも毎週発生する工程。年1回の作業は、設計コストを回収できません。
条件2：入力と出力の形が決まっている
「この情報を渡したら、この形の文章・表・書類が出てくる」という関係が固定されている工程。定型文書の作成、決まったフォーマットへの転記、分類、要約はここに入ります。
条件3：判断に責任が伴わない
間違っていても人が気づける工程。逆に、金額の最終決定、人事評価、医療的判断、法的解釈のような間違えたときに責任が発生する工程は、AIに寄せず人が持ちます。ここを混ぜると導入が止まります。
条件4：正解が確認できる
出てきた結果が合っているかどうか、元データと照合すれば分かる工程。照合できない仕事は、AIに任せても確認コストが下がりません。
条件5：やめても業務が止まらない
試して失敗したときに、従来の手順に戻せる工程。最初の1件は必ずこの条件を満たすものから選びます。
逆に、AIが効かない工程の特徴
診断書に「対象外」と書く工程です。除外の理由まで書き残すことが重要で、そうしないと半年後に同じ議論を繰り返します。
- 相手の反応を見ながら進める仕事：交渉、クレームの一次対応、面談。下書きの支援はできますが、工程そのものは人が持ちます
- 暗黙のルールが多すぎる仕事：「この取引先はこう書かないと通らない」が担当者の頭の中にしかない状態。まずルールを書き出す作業が先で、それ自体はAI化ではありません
- 発生頻度が低い仕事：年次の申請、数年に一度の更新手続き
- 物理的な作業：現物の確認、押印、対面での受け渡し
- 責任が確定する判断：税務・法務の解釈、最終承認
税務や法務の判断については、当社の範囲は業務設計と仕組みづくりまでです。要件の解釈そのものは税理士・弁護士等の専門家に確認してください。診断の中で「この処理は制度の要件を満たします」と断定するようなことはしません。
診断のアウトプットには何が書かれているか
成果物の構成を具体的に書きます。当社の初回診断（60〜90分のヒアリング＋ロードマップPDF納品）では、次の要素を1つの資料にまとめます。
1. 業務ごとの整理表
棚卸しの結果を、業務単位で1ブロックずつ並べます。1ブロックの中身は次の項目です。
- 現状の流れ：誰が何をどの順番でやっているか
- 月あたりの所要時間：ヒアリングで確認した現状値（不明なものは不明と明記）
- AIの効かせ方：どの工程をどう変えるか
- 実装の方式：既存サービスの機能で足りるか、設定で寄せるか、開発が必要か
- 削減の見込み：現状値から推定した想定値
ここで正直に書いておきたいのは、「削減の見込み」は見込みであって実測ではないという点です。診断の時点では、まだその会社でAIを動かしていません。見込み値は着手判断のための試算で、Phase 1（最初の1業務）を実際に回して検証する対象です。
この区別を曖昧にする資料には注意してください。診断書に書かれた削減時間が実績のように見える書き方をしている場合、それは推定値です。推定であることを明示しているかどうかが、資料の誠実さの分かれ目になります。
2. 推奨するAIサービスと、その根拠
既存環境のヒアリング結果から、Microsoft系・Google系・その他のどれをベースにするかを提示します。根拠を書くことが条件です。「性能が高いから」ではなく「既存のファイル業務を崩さずに接続できるから」のように、その会社固有の理由が書かれている必要があります。
3. 着手順とフェーズ分け
「Phase 1でこれ、Phase 2でこれ」という順序と、各フェーズの目安期間。ここに次に進む条件が書かれているかを確認してください。期間だけ書かれていて条件が無い計画は、遅れたときに判断できなくなります。
4. 対象外にした業務と、その理由
前述のとおり、除外の理由まで書きます。
5. 最低限のルール案
誰が使えるか、機密情報の入力をどう扱うか、アカウントを誰が管理するか。1枚に収まる分量で構いません。運用が始まってからルールを作ると、すでに広まった使い方を後から禁止することになり、必ず摩擦が起きます。
成果物を受け取ったあとの読み方
資料が手元に来たら、次の3点を確認してください。この確認は、どの会社の診断書に対しても同じように使えます。
- 最初の1件が1つだけ指定されているか：「まずこの3件から」と書かれていたら、それは絞れていません。同時に3件動かすと、どれが効いたのか分からなくなります
- 数字が「実測」と「推定」で区別されているか：現状の所要時間はヒアリングで確認した値、削減時間は推定値。両方が同じ書式で並んでいると読み手が混同します
- 自社の固有名詞が入っているか：使っているソフトの名前、書類の呼び名、担当者の役割。これが一般名詞のままなら、その資料はどの会社にも当てはまる汎用テンプレートです
3点目は特に効きます。汎用テンプレートに社名だけ差し替えた資料は、読むと立派に見えますが、実行段階で誰も動けません。自社でしか通じない言葉が資料に載っているかどうかが、棚卸しが実際に行われた証拠になります。
診断で分かること・分からないこと
期待値の調整として、はっきり書きます。
分かること
- 自社の業務のうち、どこにAIが効きそうか
- どのAIサービスをベースにすべきか、その理由
- 最初に着手する1業務と、その進め方
- 着手前の現状値（所要時間・担当者）
- 月額の概算（人数×プラン単価で計算できる形）
分からないこと
- 実際にどれだけ短縮できるか：これは動かしてみるまで確定しません
- 社員が使い続けてくれるか：定着は診断の範囲外で、Phase 2の話です
- 読み取り精度がどこまで出るか：紙の書類のデータ化などは、実際のサンプルで試すまで分かりません
- 開発が必要な部分の正確な金額：要件が固まってから見積もる領域です
診断で「必ず○割削減できます」と言い切られたら、根拠を聞いてください。他社の平均値を自社に当てているだけの可能性があります。
事前に準備しておくと精度が上がるもの
ヒアリングの時間は限られています。次の3つを事前に用意しておくと、同じ時間で踏み込める深さが変わります。
- 実際に使っている書類のサンプル：請求書、日報、月次の報告書など。空のテンプレートではなく、記入済みのもの（機密部分は隠して構いません）が有効です
- 「面倒だと思っている仕事」のメモ：整理されていなくてよいので、担当者が感じている面倒さをそのまま集めておく
- 契約中のソフトの一覧：会計、勤怠、業務システム、表計算。何にいくら払っているかまで分かると、重複が見つかることがあります
逆に、事前に「AIでこれをやりたい」と解決策まで決めてくる必要はありません。むしろ解決策を先に固めてしまうと、その前提が正しいかどうかを検証する時間が診断で消えます。
診断のあと、実際に何が始まるのか
診断は入口で、そこから先は4つの段に分かれます。
- 環境を整える：サービスの契約、アカウント発行、権限設計、利用ルールの決定
- 最初の1業務で成果を出す：対象を1つに絞り、手順書とプロンプトの型まで作る
- 使う人を広げる：レクチャーや研修で人数を増やし、定型の指示文を社内で共有する
- 横に展開する：月に1業務ずつ増やす。既存サービスで届かない部分が出てきたら、そこで初めて開発を検討する
この順番を守ることで、投資を小さく刻めます。最初から全社に配って全業務を同時に変えようとすると、費用が先に出て成果が後になり、社内の合意が持ちません。
少人数の事務部門でこれを回す場合の分担の作り方は、別記事で詳しく書いています。
よくある質問
Q. 診断だけ受けて、あとは自社で進めることはできますか
できます。むしろ、それを前提に成果物を作ります。着手順と判定条件が書かれた資料が残るので、社内の担当者がそれを見て進められる形になっています。実際に自走されるケースもあります。
Q. 業務のことを何も整理できていない状態でも受けられますか
その状態が前提です。整理されていない業務を整理するのが診断の作業なので、事前に社内で棚卸しを終わらせておく必要はありません。用意しておくと有効なのは、前述の「実際の書類」と「面倒だと感じている仕事のメモ」だけです。
Q. 診断の結果「AIを入れない方がいい」と言われることはありますか
あります。件数が少ない業務ばかりの場合や、そもそも業務のルール自体が固まっていない場合は、AIの前に整理が必要という結論になります。その場合は、何を整理すればAIが効く状態になるかを書きます。
Q. 何人くらいの会社が対象ですか
数名から数十名の規模で棚卸しの手順は変わりません。人数が増えると変わるのは、ルール整備と教育の比重です。10名未満の会社では「誰が使うか」の設計がほぼ不要になる一方、20名を超えると権限の段階分けが必要になります。
Q. 診断で聞かれたことに答えられなかったらどうなりますか
「分からない」を記録します。分からないこと自体が情報で、たとえば「その業務に月何時間かかっているか誰も把握していない」という事実は、着手順を決めるうえで重要な材料になります。
Q. AIサービスの契約は診断のときに決めますか
診断の成果物には推奨サービスと根拠を書きますが、契約は別の判断です。すでに契約済みのサービスがある場合は、それを使い切る前提で設計することもあります。追加契約が不要と判断することも珍しくありません。
Q. 現場の社員へのヒアリングは必要ですか
経営者だけの話で終えると、工程の分解が浅くなります。実際にその作業をしている人が同席するか、事前にメモを集めておくかのどちらかが必要です。手を動かしている人しか知らない「詰まりの理由」が、打ち手を決めます。
Q. 診断のあとすぐに導入しなければいけませんか
いいえ。成果物は着手順と判定条件が書かれた計画なので、着手のタイミングは自社の都合で決められます。ただし、ヒアリングで測った所要時間は時間が経つと現状と合わなくなるため、半年以上空く場合は再確認が必要になります。
まとめ
AI導入診断の中身は、ツール選びではなく業務の分解です。要点を整理します。
- 診断の本体は業務棚卸し。「業務」ではなく「工程」まで割ることで判断可能になる
- 先に確認するのは4つ——既存環境／対象業務／使う人の範囲／情報の機密度
- AIが効く工程の条件は、頻度が高い・形が決まっている・責任を伴わない・確認できる・やめても止まらない
- 入れない工程を明示することが診断の質を決める。除外の理由まで書き残す
- 着手前の所要時間は診断でしか測れない。あとからは記憶で答えることになる
- 成果物の「削減見込み」は推定値。実測はPhase 1で検証する対象であり、混同しない
私たちが診断で目指しているのは、社内の誰が読んでも次の一手が分かる資料を残すことです。ツールの説明ではなく、その会社の業務の地図が手元に残るかどうかで、診断の価値は決まります。
御社の業務に合わせたCopilot導入・定着支援
「ライセンスを配ったのに使われない」を終わらせる。
業務の棚卸しから、効く業務の切り分け、社内への定着まで一貫して支援します。