Teamsの文字起こしを議事録にする｜ダウンロードと話者
Teamsで会議の文字起こしを取ったのに、ダウンロードできない。あるいは、会議のときに開始し忘れて記録が残っていない。この2つが、Teamsの文字起こしでいちばん多いつまずきです。
結論から言うと、ダウンロードできないのは権限の問題で、つけ忘れは録画さえ残っていれば後から取り返せます。 どちらも仕組みを知っていれば対処できます。
私はクライアントとのやり取りでTeamsを使う場面があります。この記事では、文字起こしを始める操作から、保存先、ダウンロードの権限、そして議事録にするところまでを順に説明します。
その前に、管理者が許可しているか
会議中に「文字起こしの開始」が見当たらない場合、まずここを疑ってください。Teamsの文字起こしは、管理者が会議のポリシーで許可していないと表示されません。
社内にIT担当がいない会社では、この設定に誰も触れていないことがあります。既定でどうなっているかは契約の状態によって変わるので、「表示されない＝使えない」と結論づける前に、管理者権限を持つ人に確認してください。
許可の範囲も決めておく
許可するかしないかだけでなく、誰に許可するかも設定できます。全社で一律にするか、特定の部署だけにするか。
営業会議のように取引先の情報が入る記録を扱うなら、誰が記録を取れるか、誰が見られるかを先に決めておくほうが安全です。あとから絞ると、すでに配られた記録の回収が難しくなります。
文字起こしを始める操作
まず会議中の操作です。特別な準備は要りません。
手順は3クリック
- 会議中の画面で「その他のアクション」を開きます
- 「レコーディングと文字起こし」を選びます
- 「文字起こしの開始」を押します
これで画面に文字起こしが表示され、記録が始まります。
話している言語を必ず確認する
ここが最初の落とし穴です。Teamsは話し手の言語を手動で選ぶ設計になっています。 自動で判別してくれるという公式の説明は見当たりません。
日本語は対応言語に含まれています。ただし設定が別の言語のままだと、日本語で話しているのに違う言語として処理され、意味の通らない記録ができあがります。
言語は「その他のアクション」から「言語と音声」を開いて選びます。最初の1回で確認して、以降は変わっていないかだけ見るという運用にしてください。
追加のライセンスは要るのか
費用の話を先に整理します。ここを誤解している方が多いところです。
文字起こしだけなら、追加なしで使える
会議の文字起こしそのものには、追加のライセンスは要りません。 管理者が会議のポリシーで許可していれば動きます。
「文字起こしを使うには高いプランが必要」と思い込んで検討を止めてしまう会社がありますが、全文の記録を残すだけなら、いま契約しているプランのままで始められます。
AIのメモや要約には、別のライセンスが要る
一方、会議の要点をAIがまとめてくれる機能は別です。Teams Premium か Microsoft 365 Copilot のどちらかが必要になります。 音声から要点を拾う機能については、Copilotが必要です。
金額は次のとおりです（1ユーザーあたり・消費税別・2026年9月9日時点で公式ページに表示されていた金額）。
- Teams Premium：月1,499円相当（年払いの年間サブスクリプション）
- Microsoft 365 Copilot：月払いで3,778円、年払いなら月あたり2,698円相当
料金と提供範囲は変更されます。契約前には必ずTeams Premiumの公式ページで最新の条件をご確認ください。
まず文字起こしだけで始めて、要約が必要になってから足すという順番が無駄がありません。全文があれば、要約は手元のAIに作らせることもできます。
Teams Premium と Copilot、どちらを足すか
要約が必要になったとき、2つの選択肢があります。金額が倍以上違うので、迷うところだと思います。
会議の要約だけが目的なら Teams Premium
会議のAIメモや要約が目的で、ほかのアプリでAIを使う予定がないなら、Teams Premium のほうが安く済みます。 月1,499円相当と、月3,778円では年間で大きな差になります。
WordやExcelでも使うなら Copilot
一方、Copilotは会議だけの機能ではありません。文書の作成や表計算、メールの下書きまで横断して使えます。会議以外でも使う予定があるなら、まとめてCopilotにするほうが結果的に安くなります。
音声から要点を拾う機能はCopilotが必要になるので、そこまで求めるならCopilot一択です。
迷ったら、まず文字起こしだけで1か月
どちらも契約せず、全文の記録だけで1か月運用してみてください。全文があれば、要約は手元のAIに作らせることもできます。
それで足りるなら追加は不要ですし、足りないと分かったときには「どこが足りないか」が具体的になっているので、選ぶのが楽になります。
どこに保存されるか
記録の置き場所は、少し分かりにくいところにあります。
- 文字起こし：主催者のメールボックス側に保存されます
- 録画：主催者のOneDriveに保存されます
会議のチャットにある「まとめ」のタブからも文字起こしを確認できます。参加者が中身を読むだけなら、ここがいちばん早い経路です。
録画については、会議に招待された人には閲覧のリンクが自動で共有されます。ただし社外の参加者には自動では渡らないので、主催者が個別に共有する必要があります。
ダウンロードは、誰ができるのか
ここが最大の論点です。実際に「主催者以外はダウンロードできないのか」と検索されている方が多いところです。
原則として、主催者と共同開催者だけ
文字起こしのダウンロードができるのは、主催者と共同開催者に限られます。 形式はWord文書か、字幕用のファイルです。
録画のダウンロードはさらに狭く、主催者のみです。
一般の参加者は、チャットの「まとめ」タブから中身を読むことはできても、ファイルとして持ち出すことはできません。権限の設計としてそうなっているので、探しても出てきません。
主催者以外が必要なときの回し方
実務では、議事録を作る担当者が主催者ではない、ということがよくあります。方法は2つです。
- 共同開催者に指定してもらう：会議を設定する段階で、議事録の担当者を共同開催者にしておきます。いちばんきれいな解決です
- 主催者に共有してもらう：中身をコピーして渡してもらう形です。毎回発生すると手間なので、定例会議なら前者にしてください
なお、ダウンロードできる範囲は管理者が広げられる場合があります。社内で頻繁に発生するなら、情報システムの担当者に相談する価値があります。
ダウンロードできないときに確かめること
「できないはずがないのに、できない」という場合は、次を順に確認してください。
- 自分が主催者または共同開催者になっているか
- 管理者のポリシーで、文字起こしそのものが許可されているか
- 主催者がその会議だけ機能をオフにしていないか
- 自分がゲストや社外のユーザー、あるいは匿名での参加になっていないか
- 会議で使われた言語が、対応している言語かどうか
- 要約に関わる機能の場合、必要なライセンスが割り当てられているか
大半は最初の1つで解決します。 権限の問題を設定の問題だと思って探し続けると、時間だけが過ぎます。
つけ忘れた会議は、後から作れる
ここは良い知らせです。会議中に文字起こしを開始し忘れても、録画さえ残っていれば後から作れます。
- 録画をブラウザーで開きます
- ビデオの設定を開きます
- 「トランスクリプトとキャプション」を選びます
- 「生成」を押します
この操作で、録画の音声から文字起こしが作られます。録画だけは必ず取っておく、という運用にしておけば、文字起こしの押し忘れは事故になりません。
逆に言えば、録画も文字起こしも取っていない会議は取り返せません。定例会議であれば、開始時の確認を手順書の1行目に書いておいてください。
会議室から複数人で参加すると、誰の発言か分からない
拠点をまたぐ会議で必ず起きる問題です。
Teamsの文字起こしは、参加しているアカウント単位で発言者を判定しています。 会議室に集まった5人が1台のパソコンから参加すれば、5人の発言はすべて同じ名前で記録されるか、番号で区別されるだけになります。
分ける方法はあるが、条件が多い
実は、会議室でも発言者を分ける仕組みは用意されています。ただし会議室向けの専用ライセンスと、対応した機器と、話し手の声を事前に登録しておくことが必要です。
条件が揃えば正確に分かれますが、揃えるまでの費用と手間はそれなりにかかります。会議室が1つ2つの会社であれば、次の運用のほうが現実的です。
費用をかけずに補う
発言の前に名前を言う。これだけです。
「営業部の田中です。この件ですが」と言えば、話者のラベルが分かれていなくても、本文を読めば誰の発言か分かります。司会が会議の最初に「記録を取っているので、ご発言の前にお名前をお願いします」と言う運用にすれば、数回で定着します。
議事録に本当に必要なのは全発言の話者名ではなく、決まったことと宿題の担当です。 そこが分かれば足りる会議であれば、専用の機器を揃える必要はありません。
支店が遠隔で入る会議での組み方
本社は会議室に集まり、支店は各自のパソコンから参加する。Teamsを使う会社でいちばん多い形だと思います。
支店側はきれいに残る
各自が自分のアカウントで参加していれば、発言者の名前が正しく付きます。ここは何もしなくて構いません。
本社側だけが一塊になる
会議室の人数分の発言が、1つの名前でまとめられます。支店の発言には名前が付き、本社の発言だけが区別されないので、読んだときの違和感が大きくなります。
会議室側にマイクを1台置く
パソコンの内蔵マイクは、目の前の1人を拾う前提で作られています。会議室の反対側にいる人の声は、そもそも届いていません。
机の中央に置く会議用のマイクを1台つなぐだけで、支店側に届く音も、記録に残る音も変わります。記録のためだけでなく、会議そのものが聞き取りやすくなるのでお勧めです。
そのうえで、発言前に名乗る運用を足せば、拠点が混ざる会議でも読める議事録になります。
固有名詞が化けるとき
取引先の社名や商品名、社内でしか使わない略語は、高い確率で別の言葉に置き換わります。一般名詞として存在しない言葉なので、音の近い言葉に寄せられてしまうためです。
Teamsにも、こうした言葉を登録しておく辞書の仕組みがあります。ただし条件が2つあります。
- 管理者しか設定できません。 一般のユーザーが自分で単語を足すことはできません
- Copilotのライセンスを持つ人が開いた会議にしか適用されません
つまり、辞書に頼るにはそれなりの前提が要ります。日本語を含む複数の言語に対応していますが、「思い立ってすぐ登録する」という使い方はできないと考えておいてください。
その場合でも、会議に出てくる固有名詞を一覧にしておく作業自体は無駄になりません。表計算ソフトで持っておけば、確認する人が直すときの手引きになりますし、別のサービスに移っても使えます。
参加者への通知
文字起こしを始めると、参加者全員に記録中であることが通知されます。 黙って記録する使い方は想定されていません。
参加者は自分の名前を記録に残さない選択もできます。社外の方が入る会議では、始めに一言断っておくほうが安心です。
なお、AIによる要約についてMicrosoftは、顧客のデータをAIモデルの学習やテストに使わないと明記しています。社内で説明を求められたときの材料になりますが、最新の記述をご自身で確認したうえでお使いください。
ここから議事録にする
文字起こしが手に入っても、それだけでは議事録になりません。全文をそのまま配っても読まれないためです。
4つの欄に流し込む
用意するのは次の4つだけです。
- 決まったこと
- 宿題
- 担当
- 期限
いま使っている様式にこの4つがあるなら、新しく作る必要はありません。そのまま使ってください。
AIに渡す指示は固定する
指示の文言を毎回変えると、出てくる形も変わります。指示を1つ決めて、文書として保存しておいてください。
「この文字起こしから、決まったこと・宿題・担当・期限を抜き出して表にしてください。書かれていないことは推測せず、空欄にしてください」といった形です。
最後の一文が効きます。 推測させないと指定しておかないと、それらしい担当者名が入ることがあります。空欄で出してもらって、確認する人が埋めるほうが安全です。
確認する人を1人決める
全員で見ると誰も見ません。1人決めて、4つの欄だけを見て違うところを直す。それで終わる形にしておかないと、結局もとの手間に戻ります。
文字起こしを使い始めた最初の1か月
いきなり全部を整えようとすると止まります。順番を決めておくと進みます。
1週目：1つの会議で、録画と文字起こしを両方オンにする
いちばん頻度が高い定例会議を1つ選びます。この週は議事録を作ろうとしないでください。 文字起こしがどの程度の状態で出てくるかを見るだけにします。
見るのは3点です。言語の設定は合っていたか。会議室にいる人の発言が一塊になっていないか。固有名詞がどれくらい化けているか。
2週目：会議室のマイクと、名乗る運用を足す
1週目に見つかった問題のうち、お金がかからないものから直します。会議室にマイクを置き、発言前に名乗る運用を足す。同じ会議をもう一度録って、1週目と比べます。
3週目：4つの欄に流し込む
決まったこと・宿題・担当・期限が埋まる形を作り、確認する人を1人決めます。ここまでで、読める議事録になっているはずです。
4週目：配布先を決めて、宿題を次回に出す
誰に配るか、どこに残すか、いつ消すかを決めます。そして次の会議の冒頭で、前回の宿題の一覧を出します。
ここまでやって、はじめて議事録が回っている状態になります。 1週目の文字起こしだけで止まっている会社は多いのですが、そこで止まると「記録は取れたが、結局は手で書いている」という形で終わります。
よくある質問
無料で使えるプランでも文字起こしはできますか
会議の文字起こし自体には追加のライセンスは要りませんが、管理者が会議のポリシーで許可している必要があります。 表示されない場合は、まず管理者に確認してください。
要約が的外れなことがあります
多くの場合、原因は要約の性能ではなく元の文字起こしが崩れていることです。固有名詞が化けていたり、遠い席の発言が抜けていたりすると、そこから作られる要約もずれます。
まず文字起こしの中身を読んでみてください。そこが崩れているなら、直すのはマイクの置き方と辞書です。
対面だけの会議でも使えますか
Teamsの文字起こしは、Teamsの会議で音が入っていることが前提です。会議室に集まって話しただけの会議は、そのままでは対象になりません。
対面の会議を記録したい場合は、会議室にパソコンを置いてTeamsの会議を開き、部屋の音を拾わせる形になります。その場合、パソコンの内蔵マイクだけでは全員の声は拾えないので、机の中央に置くマイクを足してください。
会議のたびに開始するのを忘れます
定例会議であれば、手順書の1行目に「録画と文字起こしの開始を確認する」と書くのがいちばん効きます。司会か議事録の担当者、どちらがやるかも決めておいてください。
録画を残す運用にしておけば、押し忘れても後から作れます。二重の保険になります。
社外の方が参加する会議でも記録していいですか
記録していることは参加者全員に通知されますが、通知が出るからといって断りが不要になるわけではありません。 会議の冒頭で一言伝えてから始めるほうが、後々もめません。
取引先の情報が含まれる記録をどこまで残すかは、社内の規程と照らして先に決めておいてください。
文字起こしの精度が低いです
設定を疑う前に、言語の設定・マイクから話し手までの距離・固有名詞の3つを確かめてください。とくに言語の設定は、Teamsでは手動で選ぶ必要があるので見落としやすいところです。
録画を残さない方針の会社です
その場合、文字起こしは会議中に必ず開始する運用にしてください。後から作れるのは録画がある場合だけです。 開始忘れがそのまま記録なしになるので、手順書での担保が要ります。
会議の形・録音の環境・どこまで自動にするかを、全体として整理した記事もあります。
まとめ
- 開始は「その他のアクション」→「レコーディングと文字起こし」→「文字起こしの開始」の3クリック
- 話している言語は手動で選ぶ。 日本語は対応しているが、設定が違うままだと意味の通らない記録になる
- 文字起こしだけなら追加のライセンスは不要。 AIの要約には Teams Premium か Copilot が要る
- 保存先は文字起こしが主催者のメールボックス側、録画がOneDrive。読むだけならチャットの「まとめ」タブが早い
- ダウンロードできるのは主催者と共同開催者だけ。 議事録の担当者は共同開催者にしておく
- 録画さえあれば、後から文字起こしを作れる。 ブラウザーで開いてビデオ設定から生成する
- 会議室から複数人で参加すると発言者は分かれない。専用の機器と事前登録で分ける方法はあるが、条件が多い
- 辞書は管理者しか設定できず、Copilotのライセンスが前提。すぐには使えない
- 文字起こしは材料。4つの欄・固定した指示・確認する人を決めて、はじめて議事録が回る
会議の形ごとにどう組めばよいかは、こちらで整理しています。
なお、仕様・料金・提供範囲は変更されます。設定の前には必ず最新の公式情報で確認してください。
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